Số hóa giấy tờ bằng smartphone

Theo một số doanh nhân, việc scan toàn bộ tài liệu như chứng minh nhân dân, bằng lái xe, bằng cấp, tài liệu quan trọng… bằng smartphone được xem là một giải pháp cực kỳ hữu dụng. Đặc biệt với những người thường đi công tác hay đi du lịch nước ngoài, khi cần người dùng chỉ việc lấy bản scan trong điện thoại in ra là có thể sử dụng thay thế cho bản chính.

Dưới đây là một số phần mềm scan mà bạn nên tận dụng để chuyển hàng tá giấy tờ cần thiết lưu vào smartphone hay tablet nhỏ gọn.

CamScanner

Đây là một ứng dụng được nhiều người ưa thích, nó cho phép bạn quét tài liệu và chuyển đổi chúng thành những tập tin PDF hoặc hình ảnh để tiện lưu trữ.

Sau khi cài đặt ứng dụng trên kho Android, để quét một tài liệu, đầu tiên bạn cần gắn thẻ cho nó là Note hoặc Business Card rồi nhấn vào biểu tượng camera ở ngay bên dưới. Bạn có thể lựa chọn sử dụng giữa camera của ứng dụng hoặc camera hệ thống (Settings > Scan > Use System Camera). Tuy nhiên, cần lưu ý rằng nếu bạn sử dụng camera hệ thống thì sẽ không thể quét hàng loạt tài liệu được.

Khi quét xong, bạn có thể xoay lật và lựa chọn một số mục để tối ưu hóa hình ảnh như Auto (tối ưu hóa tự động), Original (trở về ảnh gốc), Lighten (sáng hơn), Magic color (sắc nét hình ảnh), Gray mode (chế độ xám) và B&W (chế độ trắng đen).

Ngoài ra bạn còn có thể tăng giảm độ tương phản, độ sáng và độ sắc nét của các ký tự trên hình ảnh. Theo mặc định, CamScanner sẽ không lưu các hình ảnh này vào bộ sưu tập trên hệ thống mà thay vào đó bạn phải kích hoạt điều này từ Settings > Scan > Auto Save to Album.

Số hóa giấy tờ bằng smartphone ảnh 1

Người dùng có thể scan lại những tài liệu thú vị chỉ bằng một vài thao tác bấm nút.

Khi nhấp vào biểu tượng ba dấu chấm ở góc phải, bạn có thể chuyển đổi những tài liệu này sang định dạng PDF, dễ dàng thiết lập lại kích thước, lề, mật khẩu thông qua tùy chọn PDF Settings. Để chia sẻ, bạn chạm vào biểu tượng , sau đó đánh dấu vào các tài liệu rồi nhấn Share. Tại đây, bạn lựa chọn các phương thức chia sẻ như Upload / Print / Fax để tải lên đám mây, in ra hoặc gửi Fax. Ngoài ra còn một số cách khác nữa là gửi tài liệu qua Bluetooth, email, Skype….

CamScanner cũng hỗ trợ bạn thiết lập mật khẩu và sao lưu các tập tin của bạn thông qua các tùy chọn trong phần Settings > Security & Backup. Phiên bản thu phí của ứng dụng sẽ không có quảng cáo, watermark, không giới hạn số lượng các chú thích… CamScanner hiện tại cũng có sẵn cho nền tảng iOS, Windows Phone tại địa chỉ https://www.camscanner.com/user/download.

Genius Scan

Genius Scan là một ứng dụng quét tài liệu thông minh, đa chức năng và hoàn toàn miễn phí cho người dùng iPhone, iPad hoặc iPod Touch. Trong phiên bản mới lần này, ứng dụng đã được thiết kế lại và thay đổi hoàn toàn để tương thích với iOS 8. Bổ sung thêm một số tính năng mới như hỗ trợ xuất văn bản sang iCloud, giảm đáng kể dung lượng tài liệu sau khi số hóa,…

Sau khi đã cài đặt ứng dụng từ App Store thông qua iTunes, bạn chọn From Camera rồi tập trung vào tài liệu cần quét và nhấn nút Camera. Sau đó bạn hãy cắt xén nó để lựa chọn chính xác khu vực cần lấy, chạm vào tùy chọn Enhancement để tăng cường màu sắc thông qua các tính năng mà chương trình cung cấp. Hình ảnh sau khi chụp có thể lưu lại dưới định dạng JPG hoặc PDF tùy vào mục đích sử dụng. Bên cạnh đó, ứng dụng cũng hỗ trợ bạn xuất tài liệu lên các dịch vụ đám mây như Box.net, Dropbox, Google Drive, Evernote cùng một số ứng dụng khác.

Dễ dàng sử dụng, công nghệ nhận dạng tốt và miễn phí là những điểm cộng của chương trình này. Hiện tại thì ứng dụng này cũng có sẵn cho nền tảng Android tại địa chỉ http://goo.gl/J0T8Io.

Snapter

Snapter là phần mềm cho phép bạn sử dụng máy ảnh kỹ thuật số như máy scan di động trên máy tính. Với những hình ảnh chụp được, chương trình sẽ giúp bạn cắt xén, tự động canh chỉnh để loại bỏ những chi tiết thừa. Đặc biệt, nó còn có tính năng làm tăng độ sắc nét cho hình ảnh, giúp bạn đọc dễ dàng hơn. Hiện tại nó được cung cấp tại địa chỉ http://goo.gl/2stZT, dung lượng 7 MB, tương thích Windows XP/7/8.

Ngoài các ứng dụng trên hiện có khá nhiều ứng dụng khác như My scans, Tiny Scan, PDF Document Scanner, Genius Scan… một số ứng dụng ngoài tính năng scan, lưu trữ còn có tính năng chuyển ngữ. Phần lớn các ứng dụng có khả năng lưu trữ trên mạng và người dùng có thể lấy được tài liệu ở bất cứ nơi đâu khi có kết nối Internet.