File có dung lượng lớn là một trong những trở ngại đầu tiên khi muốn chia sẻ chúng qua Internet. Thông thường, cách đơn giản nhất để giảm dung lượng file là nén chúng dưới các định dạng .zip hay .rar, tuy nhiên cách thức này không thực sự hiệu quả và dung lượng không giảm đáng kể.

FILEminimizer Suite là phần mềm cho phép tối ưu để giảm dung lượng của file mà vẫn giữ được nguyên chất lượng của file như ban đầu hoặc chỉ bị giảm sút chút ít mà khó có thể nhận ra. Ngoài ra, phần mềm vẫn giữ nguyên được độ phân giải ảnh trong trường hợp sử dụng để tối ưu và thu gọn dung lượng của file ảnh.

FILEminimizer Suite hỗ trợ nhiều định dạng file khác nhau, từ file văn bản Word, PDF đến Excel, PowerPoint, các định dạng file ảnh… trong nhiều trường hợp cho phép giảm dung lượng của file xuống đến 98% so với dung lượng ban đầu.

Sau khi tối ưu để thu nhỏ dung lượng file, bạn đã có thể tiết kiệm được dung lượng lưu trữ trên ổ cứng cũng như chia sẻ file được dễ dàng hơn. Đối với hình ảnh, sau khi tối ưu để thu nhỏ dung lượng, bạn có thể dễ dàng upload và chia sẻ trực tuyến mà không lo chất lượng ảnh bị thay đổi.

Hướng dẫn đăng ký bản quyền phần mềm

Mặc định, FILEminimizer Suite có giá đến hơn 100 USD. Tuy nhiên, hiện tại hãng phần mềm Balesio đang có chương trình khuyến mãi, cung cấp miễn phí bản quyền của phần mềm cho người sử dụng trên toàn cầu.

Thực hiện theo các bước sau đây để đăng ký và kích hoạt bản quyền của phần mềm:

- Download bản dùng thử của phần mềm tại đây.

- Tiếp theo, truy cập vào trang khuyến mãi của chương trình tại đây, điền tên và địa chỉ email vào khung trống, sau đó nhấn nút “Lizenz Anfordern”.

- Đợi trong giây lát, một email được gửi đến với tiêu đề “FILEminimizer Suite 7.0 - Computer Bild Vollversion”, trong đó có chứa thông tin về bản quyền của phần mềm, gồm tên đăng ký và mã kích hoạt bản quyền.

- Tiến hành cài đặt phần mềm, trong quá trình cài đặt, phần mềm sẽ cài đặt thêm add-in trên các công cụ khác, như Word, Excel, Powerpoint… để cho phép người dùng dễ dàng sử dụng phần mềm để tối ưu và thu gọn dung lượng của file. Tuy nhiên, tính năng này không thực sự cần thiết. Khi gặp hộp thoại như hình ảnh minh họa dưới đây, bạn đánh dấu bỏ đi các tùy chọn trước khi nhấn Next.

- Sau khi hoàn tất các bước cài đặt, trong lần đầu tiên sử dụng, một hộp thoại hiện ra yêu cầu người dùng kích hoạt bản quyền của phần mềm. Tại hộp thoại này, bạn chọn “Enter Registration Code” từ hộp thoại.

- Tại hộp thoại nhỏ hiện ra tiếp theo, bạn sử dụng các thông tin có trong email, bao gồm mã kích hoạt, Field 1, Field 2 rồi điền tương ứng vào hộp thoại khai báo. Sau đó nhấn Register.

- Tiếp sau đó, một hộp thoại mới hiện ra. Tại đây bạn chọn “Activate online” (nếu máy tính có kết nối Internet) rồi nhấn Next. Nếu máy tính không được kết nối Internet, chọn “Active manually”.

- Chờ trong giây lát để phần mềm kết nối với máy chủ để thực hiện quá trình kích hoạt bản quyền phần mềm. Cuối cùng, nhấn nút Finish để hoàn tất quá trình đăng ký và kích hoạt bản quyền phần mềm.

Bây giờ, bạn đã có thể sử dụng phần mềm với đầy đủ bản quyền và chức năng mà không còn gặp phải bất kỳ hạn chế nào.

Hướng dẫn sử dụng

Từ giao diện chính, nhấn nút Open Files để tìm và chọn file cần tối ưu để thu gọn dung lượng. Bạn có thể chọn đồng thời nhiều file để thực hiện đồng loạt quá trình tối ưu.

Mục “Save Optimized files in folder” ở bên dưới cho phép bạn chọn thư mục để lưu lại file sau khi tối ưu. Chọn tùy chọn đầu để lưu file chung thư mục với file gốc (lưu đồng thời cả file gốc lẫn file sau khi tối ưu), hoặc tùy chọn thứ 2 cho phép bạn thiết lập thư mục để lưu file sau khi tối ưu.

Mục “Compression settings” cho phép bạn chọn chế độ để tối ưu file. Tùy thuộc vào thiết lập này sẽ cho file kết quả sau khi tối ưu có chất lượng và dung lượng lớn nhỏ khác nhau:

- Identical Pixels: tùy chọn này vẫn giữ được chất lượng của file tốt nhất, tuy nhiên mức độ tối ưu để thu nhỏ dung lượng lại không thực sự hiệu quả.

-Visually Lossless: đây là tùy chọn tối ưu tốt nhất, vừa đảm bảo file được thu nhỏ nhưng đảm bảo chất lượng file vẫn đủ tốt để có thể in ra. (đối với file văn bản Word, Excel, PDF hay cả file ảnh…)

- Visually Lossless Display: tùy chọn này có khả năng tối ưu tốt hơn so với tùy chọn trên, tuy nhiên chỉ thực sự tốt nếu bạn xem trên máy tính, còn lúc in ra thì sẽ không đạt được chất lượng tốt bằng.

- Visually Lossly (strong): đây là tùy chọn để tối ưu tốt nhất, cho file có dung lượng nhỏ nhất sau khi tối ưu. Tuy nhiên cùng với đó chất lượng của file cũng sẽ không còn được tốt như ban đầu. Thích hợp với việc tối ưu file để sử dụng trên các thiết bị có màn hình nhỏ như điện thoại, smartphone hay máy tính bảng… khi mà chất lượng của file không cần quá cao để hiển thị.

Bạn có thể thử lần lượt từng tùy chọn để tối ưu file, sau đó xem lại nội dung của file sau khi tối ưu để đảm bảo có được chất lượng tốt nhất và dung lượng file được thu lại nhỏ nhất. Trên thực tế chất lượng của file sau khi tối ưu hầu như không thay đổi và bị sụt giảm đi quá nhiều so với chất lượng file gốc, trong khi đó dung lượng của file có thể được tối ưu để thu nhỏ lại khá nhiều.

Sau khi đã hoàn tất các bước thiết lập, nhấn nút “Optimize Files” từ giao diện chính của phần mềm để quá trình tối ưu để thu nhỏ dung lượng file được diễn ra.

Khi quá trình này hoàn tất, phần mềm sẽ thông báo cho bạn biết tỷ lệ tối ưu cũng như dung lượng của file mới so với file cũ. Bạn có thể nhấn nút “View File” để xem nội dung của file sau khi được tối ưu, đảm bảo rằng chất lượng của file vẫn không bị thay đổi quá nhiều.