4 “trợ thủ đắc lực” cho người dùng Microsoft Office

Microsoft Office có lẽ là bộ công cụ không thể thiếu đối với bât kỳ ai. Tuy nhiên, ngày càng có nhiều phiên bản Office khác nhau khiến cho việc tương đồng giữa các phiên bản trở nên “xa cách”. Dưới đây là 4 công cụ giúp cho bộ Office của bạn trở nên hữu ích hơn.

Đưa Office 2007 trở về dáng vẽ quen thuộc

Nếu đã sử dụng quen các bộ Office trước đây (XP, 2003…) và bắt đầu chuyển sang bộ Office 2007 thì ấn tượng đầu tiên của bạn đó là sẽ hoàn toàn lạ lẫm. Sở dĩ như vậy là vì bộ Office 2007 có một sự đổi mới hoàn toàn về cách sắp xếp các tùy chọn trên menu, do đó nếu là lần đầu sử dụng, bạn sẽ gặp khá nhiều khó khăn để tìm và điều chỉnh các tùy chọn sao cho phù hợp với mình. Thậm chí ngay cả với những người sử dụng đã lâu thì vẫn có nhận xét chung rằng Menu trên bộ Office 2007 thực sự rắc rối và khó để tìm đúng tùy chọn cần thiết.

Nếu sau một thời gian sử dụng nhưng vẫn cảm thấy không thể “khuất phục” menu rắc rối của 2007, thì hãy nhờ đến sự giúp đỡ của UBitMenu.

UbitMenu là plugin nhỏ gọn dành cho bộ Office 2007 (Excel, Word và PowerPoint) sẽ giúp cho menu của bộ Office 2007 trở nên quen thuộc như menu ở các phiên bản trước đó. Bạn chỉ việc download chương trình tại đây và cài đặt như 1 chương trình bình thường.

Thực ra, menu của Office 2007 vẫn giữ như cũ, tuy nhiên sau khi cài đặt UbitMenu, chương trình sẽ chèn thêm vào menu của bộ Office 2007 tab Menu, và trong tab này sẽ chưa tất cả menu và tùy chọn như ở các bộ Office trước đó. Bây giờ bạn chỉ việc làm việc với trên tab Menu nay thay vì phải tìm các tùy chọn tương ứng trên danh sách menu hoàn toàn lạ lẫm của bộ Office 2007.

Lưu file ở định dạng PDF hoặc XPS

Nếu bạn đã quá quen thuộc với định dạng văn bản PDF thì XPS có thể còn mới mẽ đối với 1 số người. Về cơ bản thì XPS được xem như là định dạng PDF của Microsoft và là “đối thủ” cạnh tranh của PDF. Chuyển đổi tài liệu sang định dạng PDF hay XPS sẽ giúp bảo vệ tốt hơn thông tin chứa bên trong đó. Tuy nhiên, mặc định thì Office 2007 không hỗ trợ lưu văn bản dưới 2 định dạng này.

Để có thể soạn và lưu văn bản dưới định dạng PDF hoặc XPS từ Office 2007, bạn có thể cài đặt thêm add-in Save as PDF or XPS (Download tại đây).

Sau khi download và cài đặt như phần mềm thông thường, khi soạn và tiến hành lưu văn bản, bạn sẽ thấy có thêm tùy chọn để chọn lưu văn bản dưới định dạng PDF hoặc XPS.

Mở và lưu file định dạng Docx trong Office 2003

Có thể nói so với Office 2003 thì Office 2007 có sự khác biệt rất lớn, không chỉ về giao diện và menu như đã đề cập ở trên, mà ngay cả định dạng lưu file mặc định cũng hoàn toàn khác hẳn. Nếu mặc định Word 2003 lưu file với định dạng .doc thì Word 2007 lưu file với định dang .docx, điều đó nghĩa là nếu bạn sử dụng Word 2007 và nhận được 1 file do Word 2003 tạo ra thì có thể xem bình thường, nhưng điều ngược lại là không thể.

Trước đây, Dân trí từng giới thiệu đến bạn cách thức để “Xóa bỏ sự xa lạ của Office 2007” nhằm giúp người dùng Office 2007 tạo ra định dạng file thân thiện với Office 2003. Vậy trong trường hợp ngược lại, nghĩa là bạn đang dùng Office 2003 nhưng lại nhận được những file do Office 2007 tạo ra thì sao?

Trong trường hợp này, bạn có thể download và cài đặt bộ công cụ của Microsoft cho phép bạn xem, chỉnh sửa và thậm chí là lưu file dưới định dạng của Office 2007 ngay từ Office 2003. Download bộ công cụ này tại đây.

Mở định dạng file ODF trong Word

Với xu thế ngày càng phát triển của mã nguồn mở, thì sự xuất hiện và thay thế của các phần mềm mã nguồn mở cho các phần mềm có bản quyền đang trở nên thông dụng. OpenOffice là một trong số đó. Được xem là sự thay thế trong tương lai của Microsoft Office, do vậy, việc một lúc nào đó bạn nhận được những tài liệu được tạo ra từ bộ công cụ mã nguồn mở này có lẽ sẽ không phải là hiếm.

ODF chính là định dạng mặc định của OpenOffice. Nếu một lúc nào đó, bạn tìm kiếm từ Internet hoặc nhận được từ bạn bè 1 file văn bản với định dạng này, nhưng trên máy tính chưa cài đặt sẵn OpenOffice thì phải làm sao để xem nội dung bên trong?

Thật may, hãng Sun Microsystems đã thiết kế cho bộ Office của Microsoft 1 plug-in để có thể xem, chỉnh sửa và lưu văn bản dưới định dạng của Open Office. Plug-in này tương thích với Office 2000, 2003 và 2007, download hoàn toàn miễn phí tại đây.

Trên đây là 4 plug-in, 4 “trợ thủ đắc lực” cho người dùng bộ Office của Microsoft để có thể sử dụng dễ dàng và tương thích được với nhiều định dạng văn bản khác nhau. Hy vọng, bài viết sẽ hữu ích cho bạn.

Theo Phạm Thế Quang Huy (Dân Trí)

4 “trợ thủ đắc lực” cho người dùng Microsoft Office

các tin khác

tin đọc nhiều

Kỷ nguyên số

4 “trợ thủ đắc lực” cho người dùng Microsoft Office

các tin khác

tin đọc nhiều