Hiện nay, ứng dụng Inbox chỉ được cung cấp ở mức độ thử nghiệm rất hạn chế và người dùng muốn được trải nghiệm thì phải có thư mời. Do đó, để sớm được sử dụng, bạn có thể gửi yêu cầu về địa chỉ inbox@google.com (nên sử dụng Gmail), và họ sẽ gửi lại một lời mời ngay khi mọi thứ đã sẵn sàng. Lúc này, bạn nên cài ứng dụng Inbox cho Android hoặc iOS thông qua liên kết tải về có sẵn ngay trong thư

Ngoài ra, người dùng cũng có thể sử dụng trực tiếp trên nền web tại địa chỉ https://inbox.google.com. Lưu ý, hiện tại nó chỉ được tích hợp đầy đủ tính năng khi bạn sử dụng Chrome hoặc các trình duyệt được xây dựng bởi dự án mã nguồn mở Chromium như Cốc Cốc. Vì Inbox là một dịch vụ hoàn toàn tách biệt so với Gmail, nên người dùng có thể sử dụng đồng thời cả hai cùng một lúc, nhưng tất cả email sẽ tự động được đồng bộ hóa. 

Inbox có một giao diện khá đẹp mắt và đơn giản, có vẻ như là nó đã lấy cảm hứng từ Mailbox rồi bổ sung thêm vài tính năng hữu ích cần thiết khác. Tất cả thư từ, nhãn và bộ lọc đều được đồng bộ nên bạn có thể sử dụng ngay mà không cần thiết lập lại thông qua menu bên trái. Các email được trình bày theo dạng thẻ hoặc gộp lại theo từng nhóm cho phép dễ dàng quản lý hơn.

Thay vì cung cấp các thẻ Social, Update, Forums, Promos như Gmail thì Inbox sẽ gọi những phần này là Bundled in the inbox để bạn phân loại và quản lý thư từ theo từng mục. Nếu muốn thêm một nhóm mới, truy cập vào menu bên trái và di chuyển xuống cuối cùng, chạm vào mục Create new > Save là được. Bên cạnh đó, bạn có thể tạo ra các quy tắc để khi thư mới gửi đến sẽ tự động được đưa vào nhóm này thông qua các tùy chọn email người gửi, người nhận, chủ đề và nội dung văn bản. Tương tự như vậy, bạn cũng có thể thiết lập điều này cho các nhóm đã có sẵn.

Có lẽ tính năng sáng tạo nhất của Inbox chính là khả năng đánh dấu một email là Done thay vì chỉ Read. Nó tương tự như tính năng lưu trữ mail nhưng có phần trực quan hơn. Để sử dụng, bạn có thể nhấn vào biểu tượng chữ "v" ở góc phải khi mở một email bất kì. Hãy chắc chắn rằng không có gì quan trọng trước khi làm việc này. 

Có rất nhiều thao tác cho phép bạn sử dụng nhanh hơn, chẳng hạn như trượt qua phải để đánh dấu Done, và trượt qua trái để thiết lập cảnh báo. Với Inbox, các video, hình ảnh và những tập tin đính kèm trong thư sẽ được hiển thị ở ngay “mặt tiền” để người dùng truy cập dễ dàng. 

Đôi khi bạn nhận được email nhưng chưa kịp trả lời, hãy bấm vào biểu tượng đồng hồ ở góc phải (Snooze until), cho phép bạn thiết lập thời gian, ngày giờ, địa điểm và đặc biệt hơn cả là dựa trên vị trí. Để khi đến đúng thời hạn, nó sẽ tự động hiển thị email này trở lại và cũng là cách để giữ cho hộp thư luôn được gọn gàng.

Nếu muốn tạo ra các nhắc nhở bằng âm thanh, bạn chạm vào biểu tượng dấu cộng màu đỏ rồi nhấn Reminders. Sau đó, bạn chỉ cần thêm vào nội dung, thời gian và các thao tác cần thực hiện khi đến đúng hẹn.

Mặc dù tổng quan bài viết này chỉ tập trung trên nền tảng Android, tuy nhiên người dùng iOS đừng quá lo lắng vì giao diện và các thao tác sử dụng đều giống hệt nhau. Đối với phiên bản Inbox trên nền web, mặc dù không thể sử dụng các thao tác cảm ứng nhưng bạn vẫn có thể thực hiện việc này bằng các phím tắt, và nhìn chung là giao diện làm việc vẫn còn khá trống trải.