Mặc dù các bộ lọc trong Gmail khá mạnh mẽ, nhưng nó vẫn có những hạn chế nhất định. Ví dụ, bạn không thể tạo bộ lọc mà không có từ khóa tìm kiếm, ngoài ra nó cũng không hỗ trợ các biểu thức kết hợp, nên bạn không thể phân loại các tin nhắn có chứa số điện thoại.

Thông thường, chúng ta thường nhận được các tin nhắn rác có hàng chục địa chỉ trong mục TO và CC, nhưng không có bộ lọc để tự động chuyển hướng những thông điệp đó vào thư mục Spam của Gmail. Lúc này, các kịch bản của Google sẽ là sự giúp đỡ kịp thời, nó sẽ giúp bạn tạo ra các bộ lọc nâng cao mà không có sẵn trong phiên bản gốc của Gmail.

Đầu tiên, bạn truy cập vào địa chỉ https://goo.gl/WYA3Mn và nhấn Yes, make a copy để lưu một bản sao của tập tin này vào Google Drive. Tại đây, bạn sẽ thấy một danh sách bao gồm 10 bộ lọc thư đã được tạo sẵn để xử lý các tin nhắn cho chứa nhiều liên kết, có quá nhiều file đính kèm hoặc chỉ có 1, 2 từ trong nội dung thư,…

Tuy nhiên, trước khi sử dụng những bộ lọc này thì bạn cần phải cấp quyền cho nó bằng cách truy cập vào menu Gmail Filter > Intialize > Ok > Accept. Sau đó, tiếp tục nhấn vào đó một lần nữa và chọn Turn-on Filters để bật các bộ lọc lên, lưu ý bạn cần đóng lại trang Gmail đang mở để nó áp dụng các thay đổi.

Việc sử dụng khá đơn giản, tuy nhiên bạn cần chú ý một số thông tin trong những cột màu vàng và cột Trạng thái. Ở đây, mỗi bộ lọc đều có các thông tin về trạng thái đang bật hoặc tắt (cột B), cùng với những label mà bạn muốn áp dụng (cột D) dựa trên những đặc điểm có bên trong email (cột F).

Bạn có thể thay đổi các thông số, các label cần dùng và bật/tắt bộ lọc một cách dễ dàng bằng cách chỉnh sửa rồi lưu lại. Kịch bản sẽ tự động chạy nền trong mỗi 10 phút và theo dõi các email chưa đọc trong hộp thư đến của Gmail. Sau đó, nó sẽ kiểm tra các quy tắc trong bộ lọc và thực hiện các quy định đã được thiết lập sẵn.

Lưu ý, các bộ lọc mặc định của Gmail sẽ được ưu tiên và sau đó các bộ lọc nâng cao của bạn sẽ được áp dụng. Nếu muốn tùy chỉnh thêm các thông số khác cao hơn, bạn có thể kiểm tra mã nguồn của nó tại địa chỉ http://goo.gl/yckoOa.