Theo Quyết định số 43 của UBND tỉnh Hà Tĩnh về việc Ban hành quy chế sử dụng hệ thống thư điện tử http://mail.hatinh.gov.vn trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh, Thủ trưởng các đơn vị sẽ phải chỉ đạo cán bộ công chức, viên chức sử dụng hệ thống thư điện tử để trao đổi công việc với các tổ chức cá nhân; nghiêm cấm việc sử dụng các hộp thư cá nhân được tạo lập miễn phí như Yahoo, Gmail, Hotmail… để gửi, nhận các văn bản, tài liệu nhà nước.

Ngoài ra, danh bạ thư điện tử được UBND tỉnh cấp cho các đơn vị sẽ được đăng công khai trên cổng thông tin điện tử của tỉnh, đồng thời, được cung cấp trên trang thông tin điện tử của các đơn vị đã có website.

Văn bản này cũng yêu cầu cán bộ của tất cả các cơ quan, đơn vị ở Hà Tĩnh phải thường xuyên mở hộp thư điện tử trong ngày làm việc. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị phân công người đọc thư điện tử để hồi đáp kịp thời thư điện tử của các cơ quan, người dân và doanh nghiệp gửi đến.