Một vài tuần trước, thư điện tử (email) bước sang tuổi thứ 40 nếu tính thời điểm ra đời vào năm 1971 khi Ray Tomlinson, kỹ sư máy tính người Mỹ, gửi đi bức thư điện tử đầu tiên. Email đầu tiên có nội dung: “QWERTYUIOP” (toàn bộ chuỗi ký tự chữ cái trên dòng đầu tiên của bàn phím) được gửi trên hệ thống mạng ARPANET (tiền thân của mạng Internet) giữa 2 máy tính đặt sát cạnh nhau.
Vào thời điểm đó, có lẽ Ray Tomlinson không ngờ được email sẽ tác động lớn thế nào đến cách chúng ta giao tiếp trong kinh doanh cũng như trong đời sống hàng ngày. Là công cụ thiết yếu cho xấp xỉ 1 tỷ người làm việc di động trên khắp hành tinh, email đã thay đổi cách thức mọi người mua sắm, giao dịch ngân hàng, giao tiếp và làm việc.
Tuy nhiên, nhiều người hoài nghi liệu rằng bước sang tuổi 40, email có rơi vào “cuộc khủng hoảng trung niên” giống như con người? Hiện nay, người ta sử dụng nhiều ứng dụng cộng tác tinh vi và các công cụ kinh doanh xã hội khác để giao tiếp và chia sẻ thông tin. Liệu chúng ta có chuẩn bị chứng kiến sự kết thúc của triều đại do email thống trị?
Email được đánh giá là công cụ liên lạc vĩ đại. Bạn có thể liên lạc với đồng nghiệp, gia đình và bạn bè chỉ qua một thao tác bấm bút. Đã qua rồi cái thời người ta phải đứng trước cửa mòn mỏi chờ đợi người đưa thư, hoặc ngồi cạnh máy fax và chờ giấy tờ ký kết từ phía khách hàng.
Tuy nhiên, email không phải là một công cụ cộng tác. Bất cứ ai đã từng phân loại và đối chiếu phản hồi từ nhiều đồng nghiệp một lúc về một tài liệu qua email, đều thấy rằng quá trình này quá phức tạp. Khó mà nhớ được nhóm của mình đang xử lý phiên bản tài liệu nào, chưa kể đến việc một thành viên có thể gửi đi liêp tiếp hai phiên bản được coi là “chính sửa lần cuối”. Người ta có thể mất hàng giờ để chờ email gửi đi và gửi về, tìm kiếm hộp thư đến đề xem các tài liệu bị bở lỡ, và chuyển các file có dung lượng lớn vào đĩa CD, USB hoặc các máy chủ FTP do hạn chế về kích cỡ tệp tin.
Cũng có những mối lo ngại rằng những người làm việc chủ yếu trên Web đang chuyển sang sử dụng các dịch vụ như Dropbox để lưu trữ và chia sẻ tệp tin. Dịch vụ này cho phép bạn lưu trữ tệp tin trên một máy tính, và các tệp tin này có thể tự động xuất hiện trên các máy tính khác có cài đặt Dropbox. Apple đã tham gia với dịch vụ iCloud cho phép chia sẻ nội dung giữa các thiết bị một cách thông minh.
Evernote cũng là một công cụ khác phổ biến với những người làm việc từ xa, cho phép nhanh chóng thu được dữ liệu bạn cần. Bất kể đó là một bức ảnh, ảnh chụp màn hình (screenshot) hay một trang web, bất cứ những gì bạn thu được sẽ được lưu trữ, xử lý và có khả năng tìm kiếm được. Và tất nhiên còn phải kể đến Huddle. Dịch vụ dựa trên điện toán đám mây này cho phép bạn quản lý các dự án, các tệp tin và nhân sự trên bất kì máy tính nào và từ mọi vị trí.
Các mạng xã hội đang tạo điều kiện cho con người dễ dàng liên lạc, chia sẻ thông tin về đời sống hàng ngày. Hãy lấy Facebook làm ví dụ: bạn có thể gửi tin nhắn cho bạn bè, chia sẻ hình ảnh và video (và nhiều thứ khác mà bạn muốn), và sắp xếp các sự kiện từ bất cứ nơi đâu. Với hơn 500 triệu người dùng Facebook dành 700 tỷ phút sử dụng mạng xã hội này mỗi tháng, và 200 triệu người dùng Twitter, sự thống trị của email trong trao đổi thông tin về cuộc sống hàng ngày có nguy cơ chấm dứt.
Nhu cầu cần có môi trường làm việc dễ dàng như vậy cũng gia tăng. Tuy nhiên, trong công việc thì đây lại là một vấn đề khác. Có các công cụ được sử dụng để làm cho công việc của chúng ta trở nên dễ dàng hơn, nhưng việc từ bỏ email hoàn toàn không chỉ yêu cầu có những công cụ trực quan và dễ sử dụng ở văn phòng. Việc này còn đòi hỏi thay đổi thói quen. Email đã ăn sâu vào công việc hàng ngày của chúng ta, và việc chuyển sang các công cụ khác thực tế là cả một sự thay đổi về văn hóa.
Tất cả các công cụ và dịch vụ cần phải được tích hợp vào các quy trình ngay từ khi bắt đầu một dự án/ chương trình/ chiến dịch để mọi người quen với việc sử dụng một công cụ thay thế cho email. Và ngoài ra còn có một nhiệm vụ rất lớn khác là giới thiệu công cụ mới cho khách hàng và các công ty đối tác. Dù email khó có được thời kì hoàng kim thứ 2 trong 40 tiếp theo, hiện tại thư điện tử vẫn còn rất “sung sức” để có thể bị thay thế hoàn toàn bởi một công cụ nào khác.
Theo Phạm Duyên (ICTnews / Gigaom)