Chuyên gia gợi ý 5 bước để chuyển đổi số, sẽ rất tiếc nếu bạn không biết

"Trong 28 năm làm việc trong ngành CNTT, tôi có cơ hội quan sát nhiều tiến bộ và biến động trong lĩnh vực này, các hoạt động sáp nhập và mua lại, sa thải và tái tổ chức. Nhưng trước đại dịch, tôi chưa bao giờ thấy khu vực Đông Nam Á lại biến đổi với tốc độ chóng mặt như bây giờ. Chuyển đổi số là bản chất của quá trình chuyển đổi này", ông mở đầu bài chia sẻ.

Yeo-Siang-Tiong
Ông Yeo Siang Tiong - Tổng Giám đốc Kaspersky khu vực Đông Nam Á.

Trên thực tế, số lượng người dùng trực tuyến trong khu vực Đông Nam Á đã đạt hơn 310 triệu người năm 2020, nhanh hơn 5 năm so với các dự báo. Nguyên nhân chính là do năm vừa qua các nước gồm Việt Nam, Indonesia, Malaysia, Philippines, Singapore và Thái Lan đã có thêm 40 triệu người lần đầu dùng Internet .

Do đó, hiện nay các doanh nghiệp cần gấp rút xem xét lại cơ sở hạ tầng, mô hình kinh doanh và cách thức thực hiện các giao dịch. Trong bối cảnh khủng hoảng toàn cầu, các công ty cần làm tất cả những gì có thể để vượt qua làn sóng số này.

Dưới đây là 5 bước để có được kế hoạch chuyển đổi số tốt nhất:

1. Sự đồng thuận

Điều đầu tiên cần phải có chính là sự đồng thuận từ cấp hội đồng quản trị/CEO cho đến những người làm việc ở tuyến đầu như hỗ trợ khách hàng, bán hàng. “Giá trị chung” và “Chiến lược” trong mô hình 7-S của McKinsey có lẽ là những yếu tố gần gũi nhất với khái niệm này.

Đối với các tập đoàn lớn, việc mua bán, sát nhập vẫn còn mang lại nhiều lợi ích. Tuy nhiên, với các công ty nhỏ, tinh thần của doanh nghiệp chính là sợi dây kết nối tất cả. Nếu phương hướng và mục đích không được ý thức rõ ràng và không được truyền đạt tốt, rất khó để phối hợp giữa các bộ phận riêng lẻ.

Áp dụng logic này vào chuyển đổi số, toàn bộ doanh nghiệp, từ ban lãnh đạo đến đội ngũ nhân viên trực tiếp sản xuất kinh doanh phải được cấu trúc một cách chính xác, đồng thuận, nhận thức đầy đủ và sẵn sàng.

Một ví dụ điển hình là cách các doanh nghiệp chuyển mình sang lĩnh vực bán lẻ trực tuyến. Để làm được việc này, doanh nghiệp cần có sự đồng thuận tốt.

Doanh nghiệp cần hiểu rằng bán lẻ trực tuyến là một kênh khác để tiếp cận cùng một khách hàng. Vì vậy, những doanh nghiệp không có chiến lược kênh omni nhất quán sẽ thành lập một bộ phận mới để nhắm mục tiêu này thay vì huy động các kênh thông thường khác cùng tham gia, tạo ra những đường ranh giới chia rẽ trong nội bộ doanh nghiệp.

chuyen-doi-so-trong-doanh-nghiep
Chuyển đổi số trong doanh nghiệp cần phải có sự đồng thuận cao. Ảnh: Pexels/Alena

2. Các yếu tố tự nhiên

Chúng ta thấy rõ rằng hiện nay đại dịch đã và đang gây ra những gián đoạn lớn trong tất cả các ngành nghề và tổ chức ở khu vực Đông Nam Á. Các doanh nghiệp hiện tại đều phải đang vận hành thuận theo chính sách cách ly, và chỉ có công nghệ mới có thể giúp họ thực hiện được mọi thứ trơn tru.

Trong bối cảnh giá trị các giao dịch trực tuyến ở Đông Nam Á được dự đoán sẽ đạt 1.200 tỉ USD vào năm 2025, đã đến lúc doanh nghiệp nên bắt đầu chuyển dữ liệu và các giao dịch trực tiếp thành trực tuyến, từ các biểu mẫu cần điền, hoạt động thanh toán và các công việc trung gian khác.

3. Các yếu tố vật lý

Trong quá trình chuyển đổi số, yếu tố này là thị trường nơi bạn hoạt động (địa bàn).

Bạn cần xác định đúng thị trường. Không chỉ đơn thuần xác định thị trường địa lý, mà bạn còn phải xác định cách tiếp cận thị trường và định hướng đúng loại đối tượng phù hợp với chiến lược của doanh nghiệp.

Ví dụ, một doanh nghiệp may mặc có thể chọn cách tiếp thị trực tiếp đến người tiêu dùng. Doanh nghiệp sản xuất có thể chọn thị trường ở quốc gia chưa được khai phá để tránh xung đột với hệ sinh thái hiện có của các đối tác kinh doanh hoặc có thể chọn đối tượng mục tiêu mới (những người trẻ tuổi), tiếp cận họ thông qua những người có ảnh hưởng trên mạng xã hội và bán hàng trực tuyến.

4. Người quản lý

Một kế hoạch không thể được thực hiện nếu không được sự chấp thuận của ban quản lý. Đại dịch cho chúng ta thấy rằng đổi mới sáng tạo là yếu tố cần thiết để phát triển. Cuộc khảo sát gần đây của Kaspersky cho thấy các nhà quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc tạo điều kiện cho đổi mới sáng tạo. 

Phần lớn (96%) các doanh nghiệp được khảo sát xác nhận rằng hội đồng quản trị đóng vai trò trực tiếp trong đổi mới kinh doanh. Điều này có nghĩa là nếu được hỗ trợ mạnh mẽ thì đổi mới sáng tạo sẽ có động lực lớn hơn và có thể làm thay đổi không chỉ cách thức hoạt động mà còn có thể làm thay đổi nền văn hóa và các giá trị cốt lõi của các doanh nghiệp.

Quán triệt nội dung này trong toàn hệ thống cũng là một điều rất quan trọng. Việc thực thi cần được quán triệt một cách nhất quán tới từng người lao động trong hệ thống tổ chức.

Điều đó có nghĩa là, chìa khóa thành công nằm trong hành động của các tầng lớp quản lý chứ không phải ở những lời nói ở cấp trên. Đôi khi, chúng ta thấy có động lực từ ban lãnh đạo, nhưng nỗ lực triển khai bị các nhà quản lý cản trở, đặc biệt là các nhà quản lý cấp trung đã quen với việc phục vụ các thị trường cũ, sử dụng các công cụ cũ hoặc đơn giản là chưa tin tưởng.

5. Cấu trúc và nghi thức/quy trình

Một cuộc khảo sát gần đây cho thấy nguyên nhân thất bại của 95% sản phẩm trước khi ra mắt là thiếu kế hoạch.

Áp dụng với doanh nghiệp, trong quá trình chuyển đổi số, các doanh nghiệp cần xác định các quy trình/giao thức, các biện pháp và công cụ an ninh bảo mật toàn diện, cũng như một lộ trình rõ ràng và phân chia nhiệm vụ để triển khai. 

Bạn cần chuẩn bị kỹ càng trước khi bước vào hành trình chuyển đổi không thể đảo ngược này. Hãy đảm bảo các công cụ của bạn được cập nhật và bảo mật, hãy rà soát và điều chỉnh các luồng quy trình của bạn theo hướng ưu tiên kỹ thuật số, và đào tạo tất cả nhân viên của bạn về an ninh bảo mật và cách thức quản lý môi trường CNTT luôn thay đổi.

An ninh mạng đóng vai trò gì trong quá trình chuyển đổi này? Một tư duy sai lầm phổ biến của các doanh nghiệp là an ninh mạng cản trở đổi mới sáng tạo. Nhưng tin tức về vi phạm dữ liệu và các cuộc tấn công bằng phần mềm tống tiền nên được coi là một cảnh báo rõ ràng về tư duy sai lầm này.

Mọi vi phạm tương tự sẽ tác động xấu đến quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp vì làm suy yếu lớp nền tảng của quá trình chuyển đổi.

Vì vậy, bạn cần sớm xây dựng một cái nhìn toàn diện về an ninh mạng cho kế hoạch chuyển đổi số của mình.