Với giới kinh doanh, các ứng dụng ghi chú nhắc việc được xem là giải pháp tiết kiệm được khá nhiều thời gian và tiền bạc. Hay với những người thích đi du lịch “bụi”, việc ghi chú nhắc nhở vào smartphone cũng sẽ là giải pháp hữu ích.
Google Keep đang là một giải pháp ứng dụng được ưa thích, ứng dụng cho phép người dùng tạo ra các ghi chú và đồng bộ hóa chúng trên mọi thiết bị từ smartphone, tablet cho đến máy tính cá nhân chỉ với một tài khoản Google duy nhất.
Dưới đây là một số hướng dẫn để người dùng sử dụng hiệu quả ứng dụng này:
Google Keep có giao diện thân thiện và đơn giản, giúp người dùng mới dễ dàng làm quen và có thể sử dụng ngay lập tức, đặc biệt là hỗ trợ tiếng Việt tốt chính là những ưu điểm của ứng dụng này.
Người dùng thiết bị di động có thể quản lý công việc hiệu quả hơn thông qua các ứng dụng nhắc việc.
Sau khi cài đặt trên smartphone, thanh công cụ phía trên Add quick note và các biểu tượng tương ứng để tạo một danh sách nhắc việc, tạo ghi chú bằng âm thanh hoặc hình ảnh.
- Dưới biểu tượng đầu tiên là New Note (nằm dưới Add quick note) cho phép người dùng có thể tạo ra một nội dung nhắc nhở mới cụ thể.
- Biểu tượng thứ hai là New list cho phép người dùng tạo một danh sách nhắc nhở để người dùng thiết lập từng dòng công việc tương tự như khi tạo một ghi chú đơn. Điểm khác biệt là tại mỗi dòng sẽ có ô trống để bạn đánh dấu chọn vào nhằm hiển thị các công việc đã được hoàn tất sẽ được gạch ngang. Lựa chọn này được xem là khá hữu ích cho giới kinh doanh cần ghi chú và xác định đã hoàn thành từng công việc.
- Biểu tượng thứ ba là New recording hỗ trợ bạn tạo ghi chú bằng âm thanh thông qua biểu tượng micro, việc này sẽ giúp bạn lưu lại các ý tưởng vừa mới lóe lên nhanh hơn, thuận tiện trong các cuộc họp.
- Biểu tượng cuối cùng là New photo note cho phép người dùng có thể thêm vào một hình ảnh để dễ gợi nhớ đến việc cần làm cùng với những dòng văn bản thông thường.
Với mỗi nhắc nhở, người dùng có thể thêm vào tiêu đề, nội dung cùng với các thiết lập màu nền thông qua biểu tượng tô màu (Note color) để phân biệt mức độ công việc hoặc đơn giản chỉ để trông đẹp mắt hơn. Nếu muốn Google Keep tự động nhắc nhở mỗi khi gần đến hạn, bạn chạm vào nút Remind me ở ngay bên dưới một nội dung đã ghi chú, sau đó lựa chọn ngày giờ có sẵn hoặc tự chỉ định thông qua tùy chọn Pick a date hoặc Pick a time. Ngoài ra bạn cũng có thể thêm hình ảnh ngay trong một ghi chú thông qua biểu tượng camera (Add picture).
Thêm vào đó, nếu bạn muốn xem lại toàn bộ các ghi chú (Notes), nhắc nhở (Reminders), các tập tin được lưu trữ (Archive) và những ghi chú đã bị xóa (Trash), bạn chạm vào biểu tượng Note góc trên cạnh trái.
So với các ứng dụng khác thì Google Keep sẽ lưu trữ toàn bộ các ghi chú này lên thẳng Google Drive (15 GB đối với tài khoản miễn phí), không giới hạn số lượng và băng thông tải lên mỗi ngày.
Google Keep là một ứng dụng ghi chú đa nền tảng, nên ngoài việc sử dụng trên di động, bạn còn có thể đồng bộ và truy cập trực tiếp nó ngay trên máy tính. Vì vậy nếu người dùng muốn chuyển các thông tin nhắc nhở của mình cho một người ở xa thì chỉ cần đồng bộ hóa dữ liệu. Ngoài smartphone, giao diện của Google Keep trên máy tính rất đơn giản nhưng nếu quan tâm, bạn có thể trải nghiệm nó tại địa chỉ https://keep.google.com.
| Ngoài Google Keep, các ứng dụng khác như Catch Notes, ColorNote, Evernote, Trello, OneNote… đều là những ứng dụng nhắc việc hữu ích. Phần lớn các ứng dụng được lưu trữ trên đám mây nên người dùng không phải lo mất dữ liệu. |